Automação de processos: como tornar a sua empresa mais eficiente
Introduzir dados, enviar emails, atualizar ficheiros, gerar relatórios ou copiar informação entre sistemas são tarefas necessárias, mas nem sempre precisam de ser feitas manualmente.
É precisamente aqui que entra a automação de processos.
Ao utilizar tecnologia para executar automaticamente determinadas tarefas e fluxos de trabalho, as empresas conseguem reduzir o trabalho repetitivo, minimizar erros e libertar as suas equipas para atividades de maior valor.
Mais do que uma tendência tecnológica, a automação pode ser uma ferramenta importante para tornar uma empresa mais eficiente e competitiva.
O que é a automação de processos?
A automação de processos consiste na utilização de tecnologia para executar, de forma automática, tarefas que anteriormente dependiam de intervenção humana.
Um processo automatizado pode, por exemplo, começar quando um cliente preenche um formulário no site. A partir daí, o sistema pode:
Tudo isto pode acontecer sem que alguém tenha de executar manualmente cada uma destas etapas.
Que processos podem ser automatizados?
A possibilidade de automação depende de cada empresa, mas existem muitos processos comuns que podem beneficiar desta abordagem.
Gestão de contactos e leads
Quando alguém demonstra interesse pelos serviços de uma empresa, os dados podem ser automaticamente registados e encaminhados para a pessoa responsável pelo contacto comercial. É também possível criar sequências automáticas de emails e tarefas de acompanhamento.
Comunicação com clientes
Emails de confirmação, notificações, lembretes e outras comunicações podem ser desencadeados automaticamente por determinadas ações, permitindo responder mais rapidamente e manter uma comunicação consistente.
Processamento de informação
A transferência manual de informação entre ferramentas é uma das tarefas mais fáceis de automatizar. Um dado introduzido num formulário pode ser enviado automaticamente para uma folha de cálculo, CRM ou plataforma de gestão.
Relatórios
A recolha e organização de dados para produzir relatórios pode consumir bastante tempo. Com processos automatizados, os dados são recolhidos e organizados automaticamente, libertando a equipa para a sua análise.
Quais são as vantagens da automação de processos?
A automação não significa simplesmente “fazer as coisas mais depressa”. O seu impacto pode ser muito mais abrangente.
Maior produtividade
Ao eliminar tarefas repetitivas, os colaboradores dedicam mais tempo a atividades que exigem conhecimento, criatividade e capacidade de decisão.
Menos erros
Os processos manuais estão sujeitos a lapsos e introdução incorreta de informação. Um fluxo automatizado, corretamente configurado, torna a execução mais consistente.
Redução de custos
Menos tempo gasto em tarefas administrativas significa uma utilização mais eficiente dos recursos existentes.
Maior rapidez
Um processo que anteriormente demorava horas pode, em muitos casos, ser executado em segundos ou minutos.
Melhor experiência para o cliente
Respostas mais rápidas, notificações automáticas e processos mais simples contribuem para uma experiência mais profissional.
Automação não significa substituir pessoas
Existe uma ideia frequentemente associada à automação: a de que automatizar significa substituir colaboradores.
Na realidade, o objetivo deve ser outro.
Automatizar tarefas, não pessoas.
Tecnologia
Trata do trabalho operacional: repetitivo, previsível e baseado em regras.
Pessoas
Concentram-se naquilo que realmente acrescenta valor ao negócio.
As melhores oportunidades de automação encontram-se normalmente nas atividades repetitivas, previsíveis e baseadas em regras.
Como começar a automatizar processos?
O primeiro passo não é escolher uma ferramenta.
É perceber onde está a ser perdido tempo. Comece por identificar tarefas que:
- São repetidas frequentemente
- Envolvem copiar informação
- Exigem introdução manual de dados
- Dependem de várias ferramentas
- Provocam frequentemente erros
- Consomem tempo da equipa sem gerar valor proporcional
Depois de identificados estes processos, é possível avaliar quais podem ser automatizados e qual a tecnologia mais adequada.
A automação deve adaptar-se à empresa
Não existe uma solução universal.
Uma pequena empresa pode começar por automatizar a gestão de leads ou o envio de emails. Uma empresa maior poderá beneficiar da integração entre CRM, ERP, ecommerce, plataformas de marketing e ferramentas de análise.
O importante é que a tecnologia seja utilizada para resolver problemas concretos do negócio.
A DigitalWay pode ajudar a automatizar o seu negócio
Na DigitalWay, acreditamos que a tecnologia deve simplificar o trabalho, e não torná-lo mais complicado. Através da automação e integração de ferramentas, ajudamos empresas a eliminar tarefas repetitivas, melhorar processos e criar fluxos de trabalho mais eficientes.
Se existe uma tarefa que a sua equipa repete todos os dias, talvez seja altura de perguntar: “Será que isto tem mesmo de ser feito manualmente?”
Fale com a DigitalWayPerguntas frequentes sobre automação de processos
O que é a automação de processos?
É a utilização de tecnologia para executar automaticamente tarefas e fluxos de trabalho que anteriormente eram realizados manualmente.
Que empresas podem beneficiar da automação?
Praticamente qualquer empresa que tenha tarefas repetitivas, processos administrativos ou diferentes ferramentas que precisem de comunicar entre si.
A automação é adequada apenas para grandes empresas?
Não. Pequenas e médias empresas podem obter benefícios significativos ao automatizar processos simples e repetitivos.
A automação substitui os colaboradores?
O objetivo é normalmente automatizar tarefas repetitivas, permitindo que os colaboradores dediquem mais tempo a atividades de maior valor.
